Seri Manajemen Keuangan UKM 

Setiap usaha perlu membuat buku kas untuk mengontrol keluar masuknya kas. Berikut cara mudah menyusun buku kas sederhana yang dapat dilakukan oleh siapa pun.

Kas adalah kekayaan usaha yang vital. Ia digunakan sebagai alat pembayaran dalam hampir semua transaksi usaha. Ia pun mudah diselewengkan. Karenanya, kas perlu dikontrol, salah satunya dengan mencatat keluar masuknya kas pada buku atau laporan kas.

Format Buku Kas. Buku kas setidaknya terdiri dari tiga atau empat kolom; yaitu kolom keterangan, kolom debit, kolom kredit dan kolom saldo. Beberapa buku kas tidak menyertakan kolom saldo, melainkan mencantumkan pada bagian bawah laporan kas. Anda bisa membuat sendiri kolom-kolom buku kas pada sebuah lembaran atau buku kosong, atau membeli buku kas yang banyak tersedia di toko-toko buku. Anda membuat buku kas menggunakan program spreadsheet komputer atau software buku kas yang juga banyak tersedia.


Catat Keluar Masuknya Kas Sesegera Mungkin setelah anda melakukan transaksi penerimaan atau pembayaran kas. Lakukan secara hati-hati, cermat dan usahakan tidak ada salah catat.
Catatan Harus Didukung Bukti Transaksi. Untuk mencegah transaksi fiktif, setiap transaksi kas harus dibuktikan dengan tagihan, faktur, kwitansi atau nota tanda terima kas. Siapkan kolom khusus, (pada contoh di atas: kolom No) untuk mencatat nomor nota tersebut.
Hitung Saldo Fisik dan Bandingkan Dengan Catatan. Minimal anda harus melakukannya pada saat tutup buku. Setiap selisih yang terjadi harus dilakukan pemeriksaan dan pertanggungjawaban.
Buku Kas Ditutup Secara Harian. Dengan demikian anda mengetahui pemasukan dan pengeluaran setiap harinya. Periksa lagi catatan dan bandingkan dengan bukti-bukti transaksi.
Disiplin. Siapkan buku kas dengan kedisiplinan tingkat tinggi. Jangan menolerir kesalahan-kesalahan kecil dalam pengelolaan kas. Kesalahan tidak hanya bisa terjadi saat pencatatan, namun juga saat transaksi dilakukan.
Terapkan Buku Kas Pada Transaksi Bank. Meski anda mempunyai buku tabungan atau rekening koran yang bermanfaat sama seperti buku kas, anda perlu menyelenggarakan buku kas untuk rekening bank, terutama saat anda banyak menggunakan giro bilyet mundur dalam bertransaksi.
Saat usaha anda semakin maju dan kompleks, anda perlu menerapkan sistem dan prosedur kas yang lebih lengkap. Misal, menggunakan sistem voucher atau bukti kas, membentuk sistem kas kecil atau mengintegrasikan buku kas dengan sistem akuntansi (lihat kolom “Kode” pada contoh di atas). Tentu sistem-sistem ini perlu disesuaikan dengan kebutuhan dan sumber daya yang ada.